Um guia sobre como preparar um documento utilizável:  Passos e dicas

Etapas para preparar um documento utilizável

• Analise o público-alvo de documentos

• Determinar a finalidade dos documentos

• Criar uma análise de tarefa do documento

• Desenvolver um plano de informação para o documento

• Escreva, teste e revise o documento

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Quaisquer que sejam os objetivos ou preocupações específicas do público ao usar o documento, os leitores devem ser capazes de;

• Localize as informações de que precisam rapidamente

• Entenda as informações imediatamente

• Use as informações de forma simples e com sucesso

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Quando você não sabe exatamente quem lerá seu documento, imagine seu leitor geral e antecipe as perguntas que possam surgir. Você precisa imaginar seus leitores e reconhecer que o público não é apenas um receptor passivo de informações.

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Estruture suas informações de uma maneira que os leitores possam entender facilmente. Para seguir seu pensamento, os leitores precisam de um caminho claro do ponto A ao B. Esse caminho precisa ser óbvio à medida que os leitores examinam seu documento procurando sua estrutura geral. A apresentação de informações raramente ocorre em sequências previsíveis. Como  você examina suas informações coletadas, precisa pensar em como as reestrutura para seus leitores.

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Ao fazer isso, você pode enfrentar essas perguntas;

• O que devo enfatizar?

• Em que sequência os usuários afetarão este material?

• O que pertence a onde?

• O que eu digo primeiro e por quê?

• O que vem a seguir, como eu termino?

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A introdução atrai a atenção do leitor, anuncia o ponto de vista do escritor e prevê o que se seguirá.

Body explica e apóia o ponto de vista do escritor alcançando significado através da execução de uma linha de pensamento de frase a frase em uma ordem lógica.

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A conclusão pode enfatizar pontos-chave, prever resultados ou sugerir estudos adicionais. Boas conclusões dão ao leitor uma compreensão clara.

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Estilo legível

Não importa quão técnico seja seu documento, seu público não entenderá o conteúdo a menos que suas frases sejam fáceis de entender e as palavras sejam escolhidas com precisão.

Seu estilo deve ter o seguinte;

• Maneira em que você constrói cada frase.

• Comprimento de suas frases.

• Maneira em que você conecta frases.

• As palavras e frases que você escolhe e o tom que você transmite.

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Um estilo legível requer o uso correto da gramática, ortografia, mas a exatidão não é garantia de legibilidade.

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Estratégias para escrever um estilo eficiente

• Escreva claramente. Permite que cada leitor leia a frase apenas uma vez para agrupar seu significado.

• Evite modificadores ambíguos e referências de pronomes, usando voz ativa sempre que possível e voz passiva seletivamente. Evite também jargões desnecessários. 

• Escrevendo com fluência. Você manterá o interesse dos leitores e reduzirá a monotonia fazendo conexões claras.

• Escrevendo pessoalmente para se conectar com seus leitores.

• Ajustando o tom. A distância que você mantém entre você e o leitor determinará a atitude que você mostra em relação ao assunto.

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Estratégias para não sexistas

• Use expressões mútuas de gênero.

• Não mencione o gênero se não for relevante.

• Evite pronomes sexistas.

• Seja específico ao se referir à cultura de alguém.

• Evite expressões potencialmente críticas.

• Nunca use expressões degradantes.

• Use designações apropriadas para a idade. ou seja, falar sobre isso é uma pessoa idosa