Un guide sur la façon de préparer un document utilisable :  Étapes et conseils

Étapes pour préparer un document utilisable

• Analyser l'audience des documents

• Déterminer l'objectif des documents

• Créer une analyse des tâches du document

• Élaborer un plan d'information pour le document

• Rédiger, tester et réviser le document

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Quels que soient les objectifs ou les préoccupations spécifiques du public lors de l'utilisation du document, les lecteurs doivent être en mesure de :

• Localisez rapidement les informations dont ils ont besoin

• Comprendre immédiatement les informations

• Utilisez les informations simplement et avec succès

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Lorsque vous ne savez pas exactement qui lira votre document, imaginez votre lecteur général et anticipez les questions qui pourraient survenir. Vous devez imaginer vos lecteurs et reconnaître que les auditoires ne sont pas simplement des destinataires passifs de l'information.

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Structurez vos informations de manière à ce que les lecteurs puissent facilement les saisir. Pour suivre votre réflexion, les lecteurs ont besoin d'un chemin clair du point A au point B. Ce chemin doit être évident car les lecteurs parcourent votre document à la recherche de sa structure globale. La présentation des informations se produit rarement dans des séquences prévisibles. Comme  vous examinez vos informations collectées, vous devez réfléchir à la façon dont vous les restructurez pour vos lecteurs.

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En faisant cela, vous pourriez être confronté à ces questions;

• Que dois-je souligner ?

• Dans quel ordre les utilisateurs affecteront-ils ce matériel ?

• Qu'est-ce qui appartient où?

• Que dois-je dire en premier et pourquoi ?

• Qu'est-ce qui vient ensuite, comment puis-je terminer?

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L'introduction attire l'attention du lecteur, annonce le point de vue de l'auteur et préfigure ce qui va suivre.

Le corps explique et soutient le point de vue de l'écrivain pour atteindre le sens en effectuant une ligne de pensée de phrase en phrase dans un ordre logique.

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La conclusion peut mettre l'accent sur des points clés, prédire un résultat ou suggérer une étude plus approfondie. De bonnes conclusions donnent au lecteur une compréhension claire.

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Style lisible

Quelle que soit la technicité de votre document, votre public ne comprendra pas le contenu à moins que vos phrases soient faciles à comprendre et que les mots soient choisis avec précision.

Votre style devrait avoir les éléments suivants ;

• Façon dont vous construisez chaque phrase.

• Longueur de vos phrases.

• Façon dont vous reliez les phrases.

• Les mots et les phrases que vous choisissez et le ton que vous exprimez.

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Un style lisible nécessite une utilisation correcte de la grammaire, de l'orthographe mais l'exactitude n'est pas une garantie de lisibilité.

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Stratégies pour écrire un style efficace

• Écrire clairement. Permet à chaque lecteur de ne lire qu'une seule fois la phrase afin de regrouper son sens.

• Évitez les modificateurs et les références de pronoms ambigus, en utilisant la voix active chaque fois que possible et la voix passive de manière sélective. Évitez également le jargon inutile. 

• Écrire couramment. Vous retiendrez l'intérêt des lecteurs et réduirez la monotonie en établissant des liens clairs.

• Écrivez personnellement pour vous connecter avec vos lecteurs.

• Réglage du ton. La distance que vous maintenez entre vous et le lecteur déterminera l'attitude que vous montrez envers votre sujet.

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Stratégies non sexistes

• Utilisez des expressions mutuelles de genre.

• Ne mentionnez pas le sexe si cela n'est pas pertinent.

• Évitez les pronoms sexistes.

• Soyez précis lorsque vous faites référence à la culture de quelqu'un.

• Évitez les expressions potentiellement critiques.

• N'utilisez jamais d'expressions dégradantes.

• Utilisez des désignations appropriées à l'âge. c'est-à-dire parler de ceci est une personne âgée