Una guía sobre cómo preparar un documento utilizable:  Pasos y consejos

Pasos para preparar un documento utilizable

• Analizar la audiencia de los documentos

• Determinar el propósito de los documentos.

• Crear una tarea de análisis del documento

• Desarrollar un plan de información para el documento.

• Escribir, probar y revisar el documento.

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Cualesquiera que sean las metas o preocupaciones específicas de la audiencia al usar el documento, los lectores deben poder;

• Localice la información que necesitan rápidamente

• Comprender la información inmediatamente

• Utilizar la información de manera simple y exitosa

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Cuando no sepa exactamente quién leerá su documento, imagine a su lector general y anticipe las preguntas que puedan surgir. Debe imaginarse a sus lectores y reconocer que las audiencias no son meros receptores pasivos de información.

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Estructure su información de una manera que los lectores puedan comprender fácilmente. Para seguir su pensamiento, los lectores necesitan una ruta clara del punto A al B. Esta ruta debe ser obvia a medida que los lectores exploran su documento en busca de su estructura general. La presentación de información rara vez ocurre en secuencias predecibles. Como  revisa la información recopilada, debe pensar en cómo reestructurarla para sus lectores.

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Mientras hace esto, puede enfrentar estas preguntas;

• ¿Qué debo enfatizar?

• ¿En qué secuencia afectarán los usuarios a este material?

• ¿Qué pertenece a dónde?

• ¿Qué digo primero y por qué?

• ¿Qué viene después, cómo termino?

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La introducción atrae la atención del lector, anuncia el punto de vista del escritor y anticipa lo que seguirá.

El cuerpo explica y apoya el punto de vista del escritor logrando significado al llevar a cabo una línea de pensamiento de oración a oración en un orden lógico.

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La conclusión puede enfatizar puntos clave, predecir resultados o sugerir estudios adicionales. Las buenas conclusiones dan al lector una comprensión clara.

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estilo legible

No importa cuán técnico sea su documento, su audiencia no entenderá el contenido a menos que sus oraciones sean fáciles de entender y las palabras se elijan con precisión.

Su estilo debe tener lo siguiente;

• Forma en que construyes cada frase.

• Longitud de sus oraciones.

• Forma en que conectas las oraciones.

• Las palabras y frases que eliges y el tono que transmites.

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Un estilo legible requiere un uso correcto de la gramática y la ortografía, pero la corrección no es garantía de legibilidad.

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Estrategias para escribir un estilo eficiente

• Escribe claramente. Permite a cada lector leer la oración una sola vez para agrupar su significado.

• Evite los modificadores ambiguos y las referencias de pronombres, use la voz activa siempre que sea posible y la voz pasiva de forma selectiva. También evite la jerga innecesaria. 

• Escribir con fluidez. Mantendrás el interés de los lectores y reducirás la monotonía haciendo conexiones claras.

• Escribir personalmente para conectarse con sus lectores.

• Ajuste del tono. La distancia que mantenga entre usted y el lector determinará la actitud que muestre hacia su tema.

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Estrategias para no sexistas

• Utilice expresiones mutuas de género.

• No menciones el género si no es relevante.

• Evita los pronombres sexistas.

• Sea específico cuando se refiera a la cultura de alguien.

• Evite expresiones potencialmente críticas.

• Nunca use expresiones degradantes.

• Use designaciones apropiadas para la edad. es decir hablar de esto es una persona mayor